Viele Städte und Gemeinden erwägen die Auslagerung der Digitalisierung eingehender Briefe, um Zeit, Platz und Kosten zu sparen. Dabei gehen sie mit Dienstleistern oder der Schweizerischen Post Partnerschaften ein, um physische Dokumente in digitale Formate zu überführen. Nach diesem Prozess sind die Unterlagen online verfügbar, während die Originaldokumente entweder gespeichert oder vernichtet werden.
In Dübendorf wird derzeit ein Projekt entwickelt, das den physischen Posteingang durch eine digitale Lösung ersetzen soll, wie Stadtschreiber Matthias Vogt erklärt. Jährlich verarbeitet die Verwaltung Tausende von Briefen; durch die Auslagerung dieser Aufgabe könnten Mitarbeiter effizienter mit den digitalisierten Dokumenten arbeiten. Vogt erwartet dadurch weniger Platzbedarf für Archivierung und mehr Standortunabhängigkeit.
Seit April 2026 bietet die Schweizerische Post als Teil ihrer Grundversorgung einen digitalen Briefempfang an, der Privatpersonen in der Post-App verfügbar ist. Wird der digitale Empfang gewünscht, werden Briefe elektronisch zugestellt, andernfalls klassisch per Briefpost mit zusätzlichen Kosten für den Absender.
Winterthur und Dietikon prüfen ebenfalls die Einführung digitalisierter Briefpost in ihren Verwaltungen. In Dietikon wird sogar eine digitale Zustellung an Bürger diskutiert, wie Stadtschreiberin Claudia Winkler betont. Sie weist darauf hin, dass nicht alle Bürgerinnen und Bürger der Digitalisierung zugänglich sind, besonders ältere Menschen oder solche mit Sprachbarrieren. Daher könne die Gemeinde nicht ausschließlich auf digitale Lösungen setzen.
Datenschutz ist ein weiteres kritisches Thema. Winkler betont die Notwendigkeit, schützenswerte Daten zu sichern und sicherzustellen, dass keine Verarbeitung im Ausland erfolgt. Eine Mischlösung könnte in Betracht gezogen werden, bei der besonders sensible Dokumente intern bearbeitet werden.
Tobias Naef, Datenschützer aus Winterthur, fordert klare gesetzliche Rahmenbedingungen, um zu gewährleisten, dass vertrauliche Post von externen Diensten nicht automatisiert digitalisiert wird. Zürich hält sich derzeit mit solchen Projekten zurück und beobachtet die Erfahrungen anderer Gemeinden.
Der Kanton Zürich fördert dennoch die Digitalisierung, indem er ab 2027 elektronische Verfahren für Verwaltungen verpflichtend macht, während diese Option für Bürger weiterhin freiwillig bleibt.
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